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Immer mehr von uns verbringen ihre Arbeitszeit im Home-Office. Was früher ein unausgesprochener Wunsch nach Luxus und Komfort war, stellt viele jetzt vor eine große Herausforderung – gewohnte Strukturen verschwinden und du musst dir neue – in deiner privaten Umgebung – schaffen. Um Stress zu vermeiden, benötigst du im Home-Office – egal, ob für das Studium oder die Arbeit – nicht nur eine bequeme Hose, sondern auch viel Disziplin und ein effektives Zeitmanagement.
Zeitmanagement bedeutet nicht, dass jeder Tag bis auf jede einzelne Stunde und Minute durchgeplant werden muss – es geht vielmehr darum, die Zeit effektiver für einen erfolgreichen Alltag einzuplanen. Zur Definition von Zeitmanagement zählen eine Reihe von Vorgehensweisen und Methoden. Diese helfen dir, Termine zu organisieren und Aufgaben innerhalb des verfügbaren Zeitraums abzuschließen. Der Begriff Zeitmanagement spiegelt jedoch nicht die eigentliche Bedeutung wider, da die Zeit nicht “managebar” ist. Unabhängig von dem, was du in einem Zeitraum machst, vergeht die Zeit immer gleich schnell – jeder Tag hat 24 Stunden, jede Stunde hat 60 Minuten und jede Minute hat 60 Sekunden. Daher bedeutet ein effektives Zeitmanagement vielmehr, seine eigene Arbeitsweise zu optimieren, sodass du am Ende des Tages mehr Aufgaben erledigen und dir beispielsweise auch ganz bewusst Zeit zum Entspannen nehmen kannst.
“Nein, nicht gering ist die Zeit, die uns zu Gebote steht; wir lassen nur viel davon verloren gehen”
Lucius Annaeus Seneca, römischer Philosoph
Doch warum ist es so wichtig, Zeitmanagement zu lernen? Insbesondere im Home-Office besteht die Gefahr, sich aufgrund der fehlenden Strukturen, wie geregelte Arbeitszeiten und Mittagspausen mit Kollegen, schnell den Überblick zu verlieren. Zusätzlich verschwimmt im Home-Office das private mit dem beruflichen Leben – aufgrund der nicht mehr vorhandenen räumlichen Distanz und Grenze. Eine Studie der Universität California-Santa Barbara (UCSB)* wies nach, dass im Home-Office die Gefahr für Burnouts steigt, da Berufstätige im Homeoffice einen höheren Leistungsdruck verspüren, um beruflich aufzusteigen. Im Home-Office empfinden viele Mitarbeiter*innen massiven Druck, sich beweisen zu müssen, arbeiten länger und mehr – unser Biohack gegen Dauerstress: Effektives Zeitmanagement.
Der Nutzen beim Zeitmanagement ist, deine persönliche Effizienz zu maximieren – Aufgaben innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit zu erledigen. Mit Hilfe eines optimierten Zeitmanagements kannst du Leerlaufzeiten und Leerlaufkosten vermeiden und deine Zeit sinnvoll und optimal nutzen.
Doch was bringt dir das? Ganz einfach: Effizientes Zeitmanagement und eine ausgearbeitete Arbeitstechnik beeinflussen, insbesondere im Home-Office, nicht nur deine Leistungsfähigkeit, sondern vermindern ebenfalls deinen gefühlten Leistungsdruck, erhöhen deine Produktivität und verhelfen dir damit auf entspannte Weise zu mehr Erfolg – Zeitmanagement zu lernen, ist daher auch ein Teilbereich von Stressmanagement und Burnout-Prävention.
Weitere Vorteile von einem guten Zeitmanagement im Home-Office sind:
Fazit
→ Zeitmanagement bedeutet, dass du deine eigene Arbeitsweise optimierst, um deine persönliche Effizienz zu steigern.
→ Deine Vorteile durch Zeitmanagement: Überblick über Termine, Aufgaben und Projekte, klare Prioritätensetzung, mehr Freiraum, Ziele leichter erreichen und weniger Stress.
→ Zeitmanagement-Techniken, wie das Pareto-Prinzip, die ABC-Methode und das Eisenhower-Prinzip helfen dir, deine Zeit effektiver einzuteilen.
→ Unsere Biohacks für cleveres Zeitmanagement: produktive Zeiten identifizieren, Pausen nutzen, Ablenkungen vermeiden und rechtzeitig Feierabend machen.
Es gibt viele verschiedene Zeitmanagement-Techniken und -Methoden, mit denen du lernen kannst, dein Zeitmanagement zu optimieren. Wir stellen dir heute 3 besonders bewährte Techniken vor: das Pareto-Prinzip, die ABC-Methode und das Eisenhower-Prinzip.
Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip gilt als veritable Zeitmanagement-Methode, indem klare Prioritäten gesetzt werden, um effizienter im Home-Office oder im Büro zu arbeiten. Der Soziologe Vilfredo Federico Pareto fand in Fallstudien in Unternehmen heraus, dass 20 Prozent der Zeit ausreichen, um 80 Prozent der Ergebnisse zu erzielen. Es brauchte dagegen weitere 80 Prozent an Zeitaufwand, um auf die „perfekten“ 100 Prozent an Ergebnis zu kommen.
Die 80/20-Regel des Pareto-Prinzips lässt sich als Zeitmanagement-Methode nicht nur bei der Arbeit, sondern auch im privaten Leben sowie im Studium oder in der Schule anwenden. Zur Umsetzung solltest du im ersten Schritt definieren, welche Teilaufgaben oder Arbeitsschritte die wichtigsten sind, um eine Aufgabe erfolgreich abzuschließen. Zum Beispiel bei einer wöchentlichen Zusammenfassung für die Teamsitzung, nach Wichtigkeit/Priorität geordnet:
Um nach dem Pareto-Prinzip mit 20 Prozent an Aufwand 80 Prozent an Ergebnis zu erreichen, entscheide, welches die wichtigsten Arbeitsschritte sind und streiche den Rest. Beim Beispiel von oben solltest du für eine normale wöchentliche Teamsitzung mindestens die ersten 2 Punkte erledigen und bei Punkt 3 möglichst wenige Visualisierungen, die wenig Zeit in Anspruch nehmen, vorbereiten. Für eine halbjährlich stattfindende Präsentation in großer Runde ist es natürlich sinnvoll, mehr Aufwand in eine Präsentation zu stecken.
ABC-Methode
Bei der ABC-Methode liegt ebenfalls der Fokus auf der Wichtigkeit deiner Aufgaben. In dieser Zeitmanagement-Methode existieren die Kategorien A, B und C. In die Kategorie A werden Aufgaben eingeordnet, die sehr wichtig sind und nur von einem selbst ausgeführt werden können. Die Kategorie B umfasst Aufgaben, die zwar wichtig sind, aber auch an andere Personen (Mitarbeiter, Kollegen, Freunde, Lernpartner) delegiert werden können. Im Gegensatz dazu kommen in die Kategorie C Aufgaben, die weniger wichtig sind, zum Beispiel Routinearbeiten sowie Ablagearbeiten. Auch wenn die meisten Aufgaben in die Kategorie C eingeordnet werden, sollte hierfür die geringste Zeit aufgewendet werden (maximal 45 Minuten pro Tag) – so fließt mehr Kreativität und Qualität in die strategisch wichtigsten Aufgaben.
Nun zur ABC-Zeitmanagement: Täglich werden 1-2 Aufgaben aus Kategorie A innerhalb von 3 Stunden und 2-3 Aufgaben aus Kategorie B in einer Stunde umgesetzt.
Eisenhower-Prinzip
Anders als bei der ABC-Methode werden bei der Zeitmanagement-Methode nach dem Eisenhower-Prinzip die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit in 4 Felder unterteilt. Das erste Feld umfasst wichtige und dringliche Aufgaben, wie Besprechungen, Probleme und Projekte. Das zweite Feld beinhaltet Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind – wie Planungen, Projektvorbereitungen und Weiterbildungen. Dringende, aber unwichtige Aufgaben werden in das dritte Feld einsortiert, hierzu zählen Anrufe, Post und Berichte. Das vierte Feld umfasst unwichtige und nicht dringende Aufgaben, die eigentlich trivial sind.
Strategie: Die Erkenntnis hinter dem Zeitmanagement nach dem Eisenhower-Prinzip ist, dass wir oftmals für dringende Aufgaben, die aber zum Teil gar nicht wichtig sind, zu viel Zeit aufwenden, auf der anderen Seite aber strategisch wichtige Ziele vernachlässigen, nur weil sie nicht dringend sind. Mit Hilfe der 4 Felder kannst du wichtige Aufgaben frühzeitig angehen und vermeiden, zu viel Zeit in weniger wichtige Aufgaben zu investieren.
Passend zu den Zeitmanagement-Techniken haben wir für dich 6 einfache, aber geniale Tipps für effektives Zeitmanagement:
*Ioana C. Cristea, Paul M. Leonardi, 2019, Get Noticed and Die Trying: Signals, Sacrifice, and the Production of Face Time in Distributed Work, verfügbar unter: https://doi.org/10.1287/orsc.2018.1265
Bilder: Pexels / Kaboompics .com / energepic.com / Ekaterina Bolovtsova
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