Manage dich und deine Zeit - Biohacking Bad Dürrheim

Die Uhr tickt

Entspannter arbeiten im Home-Office

Zeitmanagement im Home-Office

Einfach Stress reduzieren

Immer mehr von uns verbringen ihre Arbeitszeit im Home-Office. Was früher ein unausgesprochener Wunsch nach Luxus und Komfort war, stellt viele jetzt vor eine große Herausforderung – gewohnte Strukturen verschwinden und du musst dir neue – in deiner privaten Umgebung – schaffen. Um Stress zu vermeiden, benötigst du im Home-Office nicht nur eine bequeme Hose, sondern auch viel Disziplin und ein effektives Zeitmanagement.

Zeitmanagement – Definition & Risiken im Home-Office

Zeitmanagement bedeutet nicht, dass jeder Tag bis auf jede einzelne Stunde und Minute durchgeplant werden muss – es geht vielmehr darum, die Zeit effektiver für einen erfolgreichen Alltag einzuplanen. Zur Definition von Zeitmanagement zählen eine Reihe von Vorgehensweisen und Methoden. Diese helfen dir, Termine zu organisieren und Aufgaben innerhalb des verfügbaren Zeitraums abzuschließen. Der Begriff Zeitmanagement widerspiegelt jedoch nicht die eigentliche Bedeutung, da die Zeit nicht “managebar” ist. Unabhängig von dem, was du in einem Zeitraum machst, vergeht die Zeit immer gleich schnell – jeder Tag hat 24 Stunden, jede Stunde hat 60 Minuten und jede Minute hat 60 Sekunden. Daher bedeutet Zeitmanagement vielmehr, seine eigene Arbeitsweise zu optimieren, sodass du am Ende des Tages mehr Aufgaben erledigen und dir beispielsweise auch ganz bewusst Zeit zum Entspannen nehmen kannst.

“Nein, nicht gering ist die Zeit, die uns zu Gebote steht; wir lassen nur viel davon verloren gehen”

Lucius Annaeus Seneca, römischer Philosoph

Doch warum ist Zeitmanagement so wichtig? Insbesondere im Home-Office besteht die Gefahr, sich aufgrund der fehlenden Strukturen, wie geregelte Arbeitszeiten und Mittagspausen mit Kollegen, schnell den Überblick zu verlieren. Zusätzlich verschwimmt im Home-Office das private mit dem beruflichen Leben – aufgrund der nicht mehr vorhandenen räumlichen Distanz und Grenze. Eine Studie der Universität California-Santa Barbara (UCSB)* wies nach, dass im Home-Office die Gefahr für Burnouts steigt, da Berufstätige einen höheren Leistungsdruck verspüren um beruflich aufzusteigen. Im Home-Office empfinden viele Mitarbeiter*innen massiven Druck, sich beweisen zu müssen, arbeiten länger und mehr – unser Biohack gegen Dauerstress: Effektives Zeitmanagement.

Zeitmanagement - Vermeide Stress im Home-Office
Vermeide Stress im Home-Office indem du dich und deine Zeit effektiv managst.

Effizientes Zeitmanagement – Deine Vorteile

Der Nutzen beim Zeitmanagement ist, deine persönliche Effizienz zu maximieren – Aufgaben innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit zu erledigen. Mit Hilfe von Zeitmanagement kannst du Leerlaufzeiten und Leerlaufkosten vermeiden und deine Zeit sinnvoll und optimal nutzen.

Doch was bringt dir das? Ganz einfach: Effizientes Zeitmanagement und eine ausgearbeitete Arbeitstechnik beeinflussen, insbesondere im Home-Office, nicht nur deine Leistungsfähigkeit, sondern vermindern ebenfalls deinen gefühlten Leistungsdruck, erhöhen deine Produktivität und verhelfen dir damit auf entspannte Weise zu mehr Erfolg – Zeitmanagement ist daher auch ein Teilbereich von Stressmanagement und Burnout-Prävention.

Weitere Vorteile von einem guten Zeitmanagement im Home-Office sind:

  • Besserer Überblick über deine anstehenden Termine, Aufgaben und Projekte
  • Klare Prioritätensetzung: Nichts wichtiges geht verloren
  • Mehr Freiraum für Kreativität und Quality-Time
  • Berufliche und private Ziele leichter erreichen
  • Weniger Stress im Home-Office
  • Gutes Zeitmanagement erhöht deine Lebensqualität
  • Kontrolle über deine eigene Zeitverteilung

Fazit

→ Zeitmanagement bedeutet, dass du deine eigene Arbeitsweise optimierst, um deine persönliche Effizienz zu steigern.
→ Deine Vorteile durch Zeitmanagement: Überblick über Termine, Aufgaben und Projekte, klare Prioritätensetzung, mehr Freiraum, Ziele leichter erreichen und weniger Stress.
Zeitmanagement-Techniken, wie das Pareto-Prinzip, die ABC-Methode und das Eisenhower-Prinzip, helfen dir deine Zeit effektiver einzuteilen.
→ Unsere Biohacks für cleveres Zeitmanagement: produktive Zeiten identifizieren, Pausen nutzen, Ablenkungen vermeiden und rechtzeitig Feierabend machen.


Bessere Arbeitsweise – Zeitmanagement-Techniken

Es gibt viele verschiedene Zeitmanagement-Techniken und -Methoden mit denen du lernen kannst dein Zeitmanagement zu verbessern. Wir stellen dir heute 3 besonders bewährte Techniken vor: das Pareto-Prinzip, die ABC-Methode und das Eisenhower-Prinzip.

Das Pareto-Prinzip gilt als veritable Zeitmanagement-Methode, indem klare Prioritäten gesetzt werden um effizienter im Home-Office oder im Büro zu arbeiten. Der Soziologe Vilfredo Federico Pareto fand in Fallstudien in Unternehmen heraus, dass 20 Prozent der Zeit ausreichten um 80 Prozent der Ergebnisse zu erzielen.  Es brauchte dagegen weitere 80 Prozent an Zeitaufwand um auf die “perfekten” 100 Prozent an Ergebnis zu kommen.

Die 80/20-Regel des Pareto-Prinzips lässt sich als Zeitmanagement-Technik nicht nur bei der Arbeit, sondern auch im privaten Leben sowie im Studium oder in der Schule anwenden. Zur Umsetzung solltest du im ersten Schritt definieren, welche Teilaufgaben oder Arbeitsschritte die wichtigsten sind, um eine Aufgabe erfolgreich abzuschließen. Zum Beispiel bei einer wöchentlichen Zusammenfassung für die Teamsitzung, nach Wichtigkeit/Priorität geordnet:

  1. Die wichtigsten Informationen für das Team auflisten
  2. Rechtzeitig ins Zoom-Meeting einwählen und alle technischen Hürden meistern, bevor es losgeht
  3. Die Liste in eine ansprechende Form bringen (Grafiken, Bilder)
  4. Neben den wichtigsten Informationen alle weiteren Informationen vollständig auflisten
  5. Alle Rechtschreibfehler und Fehler in der Zeichensetzung zu 100 Prozent ausmerzen (4 (!) Korrekturdurchgänge)

Um nach dem Pareto-Prinzip mit 20 Prozent an Aufwand 80 Prozent an Ergebnis zu erreichen, entscheide, welches die wichtigsten Arbeitsschritte sind und streiche den Rest. Beim Beispiel von oben würde ich für eine normale wöchentliche Teamsitzung mindestens die ersten 2 Punkte erledigen und bei Punkt 3 höchstens wenige Visualisierungen, die wenig Zeit in Anspruch nehmen, vorbereiten. Für eine halbjährlich stattfindende Präsentation in großer Runde ist es natürlich sinnvoll, mehr Aufwand in eine Präsentation zu stecken.

Bei der ABC-Methode liegt ebenfalls der Fokus auf der Wichtigkeit deiner Aufgaben. Hier existieren die Kategorien A, B und C. In die Kategorie A werden Aufgaben eingeordnet, die sehr wichtig sind und nur von einem selbst ausgeführt werden können. Die Kategorie B umfasst Aufgaben, die zwar wichtig sind aber auch an andere Personen (Mitarbeiter, Kollegen, Freunde, Lernpartner) delegiert werden können. Im Gegensatz dazu kommen in die Kategorie C Aufgaben, die weniger wichtig sind, zum Beispiel Routinearbeiten sowie Ablagearbeiten. Auch wenn die meisten Aufgaben in die Kategorie C eingeordnet werden, sollte hierfür die geringste Zeit aufgewendet werden (maximal 45 Minuten pro Tag) – so fließt mehr Kreativität und Qualität in die strategisch wichigsten Aufgaben.
Nun zur ABC-Zeitmanagement: Täglich werden 1-2 Aufgaben aus Kategorie A innerhalb von 3 Stunden und 2-3 Aufgaben aus Kategorie B in einer Stunde umgesetzt.

Anders als bei der ABC-Methode werden beim Zeitmanagement nach dem Eisenhower-Prinzip die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit in 4 Felder unterteilt. Das erste Feld umfasst wichtige und dringliche Aufgaben, wie Besprechungen, Probleme und Projekte. Das zweite Feld beinhaltet Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind – wie Planungen, Projektvorbereitungen und Weiterbildungen. Dringende aber unwichtige Aufgaben werden in das dritte Feld einsortiert, hierzu zählen Anrufe, Post und Berichte. Das vierte Feld umfasst unwichtige und nicht dringende Aufgaben, die eigentlich trivial sind.

Strategie: Die Erkenntnis hinter dem Zeitmanagement nach dem Eisenhower-Prinzip ist, dass wir oftmals für dringende Aufgaben, die aber zum Teil gar nicht wichtig sind, zu viel Zeit aufwenden, auf der anderen Seite aber strategisch wichtige Ziele vernachlässigen, nur weil sie nicht dringend sind. Mit Hilfe der 4 Felder kannst du wichtige Aufgaben frühzeitig angehen und vermeiden, zu viel Zeit in weniger wichtige Aufgaben zu investieren.

Plane im Home-Office deine Zeit effektiv - Zeitmanagement Biohack - Biohacking Bad Dürrheim
Teile deine Zeit richtig ein – gönne dir morgens sowie abends genug Zeit für dich selbst.

Unsere Biohacks: Tipps für ein effektiveres Zeitmanagement

Passend zu den Zeitmanagement-Techniken haben wir für dich 6 einfache, aber geniale Hacks fürs Zeitmanagement:

  1. Dokumentier deine produktiven Zeiten
    Bist du eher ein Langschläfer oder Frühaufsteher? Je nach Biorhythmus bist du dadurch eher am Morgen oder Abend kreativ und produktiv – achte auf deine Hochleistungs-Zeiten und nutze diese am besten für wichtige Aufgaben, die viel Konzentration und Köpfchen brauchen.
  2. Erstelle einen Zeitplan und lege dir Ziele fest
    Fange an, deinen Tag zu strukturieren – lege dir fixe Arbeitszeiten fest, plane Pausen und ca. 20 Prozent Pufferzeit für unvorhersehbare Ereignisse und Aufgaben sowie Freizeitaktivitäten zum Entspannen ein. Tipp: Vermeide dabei, zwischen Aufgaben hin und her zu springen, sondern bleib so lange bei einer Sache bis du in den Flow kommst. 
  3. Setze Prioritäten
    Auch im Home-Office müssen Termine und Fristen eingehalten werden. Erweitere hier einfach deine Arbeitsliste um Prioritäten – welche Aufgaben sind dringend und welche können zu Not verschoben werden?
  4. Nutze deine Pausen clever #Biohacking
    Gehe in der Pause an die frische Luft um deinen Kopf frei zu bekommen und lüfte deinen Arbeitsraum am besten gleichzeitig. Vor allem während der Heizperiode solltest du auf gute Luftqualität achten. Aber auch eine kurze Sporteinheit oder Musik helfen dir , danach wieder produktiver zu arbeiten.
  5. Vermeide Ablenkungen
    Im Home-Office macht man gerne mehr Pausen – fürs Wäsche waschen, die Spielekonsole oder auch um Stress durch Essen zu kompensieren. Hierfür gibt es viele verschiedene Konzentrationsübungen, die dir helfen. Ebenfalls kann dir ein separates Zimmer helfen, konzentrierter im Home-Office zu arbeiten, da dadurch eine Grenze zwischen dem privaten und beruflichen Leben gezogen wird.
  6. Rechtzeitig Feierabend machen
    Auch im Home-Office solltest du wissen, wann Feierabend ist und deine Arbeitszeiten nicht ständig überziehen. Nach der Arbeit braucht auch dein Körper für die Regeneration genug Zeit. Dein Kopf und Nervensystem benötigen ca. 2 Stunden, um vor dem Einschlafen herunterzufahren.

*Ioana C. Cristea, Paul M. Leonardi, 2019, Get Noticed and Die Trying: Signals, Sacrifice, and the Production of Face Time in Distributed Work, verfügbar unter: https://doi.org/10.1287/orsc.2018.1265

Bilder: Pexels/Kaboompics .com/energepic.com/Ekaterina Bolovtsova

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